Niech każdy dzień roboczy będzie idealny dzięki szablonowi harmonogramu pracy

Żaden inny system zarządzania gabinetem nie wpływa bardziej na sukces praktyki jak planowanie harmonogramu. Nadaje ono kształt dniu pracy każdej osoby i bezpośrednio oddziałuje zarówno na produktywność, jak i poziom stresu. Z tego powodu wielu dentystów zdecydowało się stosować szablon harmonogramu „idealnego dnia” pracy jako wytyczną dla recepcjonisty w planowaniu wizyt pacjentów.

Twoje postrzeganie idealnego dnia pracy w praktyce może różnić się pod pewnymi względami od wyobrażeń innych lekarzy, ale niektóre aspekty mogą być wspólne: równomierne tempo, płynne przejścia, możliwie najniższa liczba niestawień, niski poziom stresu i wysoka produktywność. Aby mieć do czynienia z takimi dniami przez większość czasu, wykonaj następujące kroki:

1. Określ, ile czasu zabiegi faktycznie zajmują. Jeśli nie dokonywałeś/-aś już od co najmniej kilku lat analiz czasu poświęcanego na zabiegi, Twój gabinet może źle szacować nakład czasu typowo wymagany na przeprowadzenie leczenia w produktywnym, lecz nie szaleńczym tempie.


2. Przejdź na 10-minutowe odstępy czasu w planowaniu grafiku, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś/-aś. W porównaniu ze stosowanymi uprzednio przedziałami 15-minutowymi, metoda ta pozwoli Tobie i Twojemu personelowi bardziej precyzyjnie planować czas, ograniczając przypadki przedłużania się wizyt lub okresy przestojów pomiędzy kolejnymi pacjentami, które same w sobie generują stres.


3. Stwórz szablon, który umożliwi Ci zoptymalizowanie Twojej wydajności. Jaka pora dnia najbardziej Ci odpowiada pod kątem wykonywania bardziej wymagających zabiegów? Ile jednostek harmonogramowych należy przeznaczyć na wizytę nowych pacjentów lub nagłe przypadki podczas standardowego tygodnia? Odpowiadając na pytania tego typu, definiujesz dzień idealny dla siebie i Twojego personelu. Zaprojektuj szablon, który odzwierciedla omawiane preferencje i naucz personel optymalnie go realizować.


4. Pozwól higienistom i asystentom kierować Cię pomiędzy salami zabiegowymi. Praktyka należy do Ciebie, jednak oddanie zarządzania Twoim dniem w ich ręce poskutkuje lepszym tempem oraz wyższym poziomem wydajności i produktywności.


5. Zaktualizuj swój system potwierdzania w celu zwiększenia jego skuteczności. Wykorzystaj najnowsze technologie komunikacyjne, jak również opanuj sztukę pisania skryptów, aby zapewnić optymalną frekwencję i terminowość (99% to realistyczne założenie).

Gdy zdefiniujesz swój idealny dzień, będzie funkcjonował podobnie jak pozostałe cele wydajnościowe — zmotywuje Ciebie i Twój zespół do urzeczywistniania go każdego dnia. Niektóre dni na pewno będą nadal odbiegać od ideału, jednak ogólna sytuacja stanie się znacznie lepsza niż w przypadku kontynuowania przestarzałych metod planowania harmonogramu.