Zatrudnianie i szkolenie pracowników. Część 2: zgłoszenia i rozmowa kwalifikacyjna

Artykuł 2 z 2 na temat Proces rekrutacji pracowników

Artykuł pod tytułem "Zatrudnianie i szkolenie pracowników. Część 1: poszukiwanie kandydatów" skupiał się na tym, w jaki sposób zainteresować ogłoszeniem wykwalifikowanych kandydatów. Po zebraniu zgłoszeń należy wybrać jedną osobę, która najlepiej sprawdzi się w gabinecie na wolnym stanowisku. Taki proces składa się z dwóch części: analizy zgłoszeń i referencji oraz rozmowy kwalifikacyjnej z zakwalifikowanymi kandydatami.

Zgłoszenia

Zgłoszenia są dla kandydatów reklamą. Mają oni nadzieję, że ich aplikacja wyróżni się i że na jej podstawie otrzymają zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Ważne jest to, aby pamiętać, że w zgłoszeniach podkreśla się swoje zalety i pomija słabe strony. Większość zgłoszeń ma postać CV podzielonego na części dotyczące wykształcenia, osiągnięć, historii zatrudnienia i pracy wykonywanej dla dotychczasowych pracodawców. Każdą część zgłoszenia należy ocenić pod kątem tego co się w nim znajduje oraz tego, czego w nim zabrakło.

Wykształcenie: w tej części powinny być podane daty uczęszczania do szkół, otrzymane tytuły oraz wykaz nabytych umiejętności odnoszących się do pracy. Kandydaci mogą podawać, że chodzili do szkoły średniej lub wyższej przez dwa, trzy, cztery lub czt lata, ale nie świadczy to o tym, że ukończyli je i uzyskali jakiś tytuł.

Osiągnięcia: należy być czujnym w stosunku do stwierdzeń, które można mylnie zinterpretować. Np. pod stwierdzeniem "wprowadziłem i zreorganizowałem system rozliczania firmy" może się kryć przeniesienie komputera wykorzystywanego do rozliczeń z jednego pomieszczenia do innego.

Historia zatrudnienia: kluczowym aspektem są przerwy w zatrudnieniu i częste zmian pracy. Wypunktowanie pracy w gabinecie A w latach 1996-1998, a następnie w gabinecie B od 1998 r. do chwili obecnej może świadczyć o normalnym przebiegu kariery. Z drugiej strony taka osoba mogła skończyć pierwszą pracę w styczniu 1998 r. i podjąć nową dopiero w grudniu tego roku, co odpowiada niemal rocznej przerwie w zatrudnieniu.

Praca wykonywana dla dotychczasowych pracodawców: tu również należy być czujnym w stosunku do stwierdzeń, które można mylnie zrozumieć. "Główny asystent dyrektora zarządzającego" mógł po prostu robić i przynosić kawę swojemu szefowi

Nie należy wyciągać poważnych wniosków na podstawie kilku niejasnych informacji, szczególnie jeżeli większość z nich może mieć swoje uzasadnienie. Warto zapisać sobie pytania i wątpliwości powstające w trakcie czytania zgłoszenia i wyjaśnić je w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej.

Referencje

Referencje nie są już tak ważne, jak kiedyś, ponieważ nie można być pewnym motywacji osoby, które je sporządziła. Zamiast niekorzystnie pisać o byłym pracowniku, niektórzy pracodawcy po prostu podają niewiele informacji w listach polecających. Inni pracodawcy postanawiają napisać list polecający w entuzjastycznym tonie, mając nadzieję, że pomoże to znaleźć pracę byłemu pracownikowi. Obawa przed sporami sądowymi sprawiła, że niektórzy pracodawcy nie wydają listów polecających, a jedynie potwierdzają czas zatrudnienia i wynagrodzenie w końcowym okresie pracy. Możliwe jest również sfałszowanie listu polecającego przez kandydata.

Po przeczytaniu listu polecającego, niezależnie od jego wymowy, warto zapisać sobie notatkę, aby po rozmowie kwalifikacyjnej skontaktować się z osobą, która podpisała się pod tym listem.

Rozmowa kwalifikacyjna

Jeżeli udało Ci się przyciągnąć uwagę wielu wykwalifikowanych kandydatów, to przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej z każdym z nich może wydawać się zbyt czasochłonne. Dlatego warto przeprowadzić wstępną rozmowę przez telefon. Dzięki niej można odrzucić te osoby, które nie mają możliwości lub minimalnych kwalifikacji do wykonywania danej pracy. Każda rozmowa powinna umożliwić odpowiedź na następujące pytania:

  • Czy kandydat posiada potrzebne kwalifikacje formalno-techniczne (zezwolenia, stopień zawodowy, przeszedł szkolenia)?
  • Czy kandydat może pracować we wskazanych godzinach pracy?
  • Czy kandydat jest w stanie wytłumaczyć niejasne informacje znajdujące się w jego zgłoszeniu i rozwiać inne wątpliwości?

Po uzyskaniu zadowalających odpowiedzi na powyższe pytania można zaprosić kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Jest ona szansą zarówno dla pracodawcy, jak i kandydata. Są one następujące:

  • Pracodawca może zapytać o niejasne lub budzące podejrzenia informacje zamieszczone w zgłoszeniu kandydata.
  • Pracodawca może lepiej ocenić kandydata pod względem jego osobowości, motywacji, zdolności do pracy pod presją oraz dopasowania do obecnego personelu.
  • Kandydat może uzyskać więcej informacji na temat gabinetu.

Dla większości dentystów rozmowa kwalifikacyjna z kandydatem jest tylko trochę mniej stresująca niż zwolnienie pracownika. Towarzyszące temu napięcie można zmniejszyć przez zastosowanie się do poniższych rad i pytań. Więcej informacji na temat skutecznych technik prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych można znaleźć w książce wymienionej na końcu niniejszego artykułu. [Uwaga do autora/wydawcy: Gdzie jest wykaz literatury?]

Wytworzenie odpowiedniej atmosfery rozmowy

Niezależnie od tego, jak mało komfortowa może być dla Ciebie taka rozmowa, trzeba również pamiętać o tym, że jest również stresującym doświadczeniem dla kandydata. Twoim celem nie jest eliminacja kandydata, ale ocena tego, w jakim stopniu spełnia on wymagania oraz czy wdroży się do pracy w gabinecie. Jednocześnie trzeba mu przedstawić gabinet w korzystnym świetle. Jeżeli kandydat spełnia wymagania, to powinien wiedzieć, że Twój gabinet jest bardzo dobrym miejscem pracy.

Kandydatowi należy dać poczucie komfortu już po jego przyjściu. Jeden z członków personelu powinien powitać go uśmiechem i miłym słowem. Może się do niego zwrócić na przykład w następujący sposób: "Dziękujemy, że poświęcił nam Pan czas. Proszę usiąść i wypełnić ten formularz. Dam znać doktorowi _________, że już Pan przyszedł."

Za pośrednictwem takiego formularza uzyskuje się podstawowe dane, takie jak imię i nazwisko, adres i dane kontaktowe. Powinien on również zawierać pytania dotyczące wykształcenia, kwalifikacji do pracy i historii zatrudnienia z ostatnich lat (do siedmiu lat wstecz). Dostępnych jest wiele tego typu gotowych formularzy. Jeżeli decydujesz się na sporządzenie własnego, to warto skonsultować go z prawnikiem, aby wykluczyć pytania niezgodne z prawem.

Po wypełnieniu przez kandydata formularza należy go przed rozmową przejrzeć. Warto porównać informacje w zgłoszeniu z informacjami wpisanymi na formularzu. Następnie należy udać się do recepcji i powitać kandydata. Uściśnij rękę kandydata, spójrz mu w oczy i przywitaj się: "Dzień dobry. Nazywam się __________. Bardzo mi miło Pana poznać, Panie __________. Chciałbym się dowiedzieć czegoś więcej na Pana temat.”

Rozmowę należy przeprowadzić w gabinecie lub pokoju lekarskim. Dobrze by było, aby kandydat siedział przy biurku lub stole, naprzeciwko Ciebie. W trakcie rozmowy należy zapewnić przede wszystkim odosobnienie i spokój.

Prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej

Mając pod ręką zgłoszenie kandydata oraz jego listy polecające, zacznij rozmowę od opisania planu i celów rozmowy. "Szukamy kogoś na stanowisko __________, dlatego chciałbym dowiedzieć się, co może Pan wnieść do pracy naszego gabinetu.“ Powiadom pacjenta, że będziesz sporządzał notatki w trakcie rozmowy, aby zapamiętać treść tej rozmowy.

Aby przełamać pierwsze lody, zacznij rozmowę od przejrzenia zgłoszenia i wyjaśnienia niejasności lub wątpliwości. Po uzyskaniu zadowalających odpowiedzi można przejść do szczegółowych pytań.

Zadawanie pytań

Istnieją dwa podstawowe rodzaje pytań: zamknięte i otwarte. Na pytania zamknięte może udzielić odpowiedzi twierdzącej lub przeczącej. Pytanie otwarte wymaga wyjaśnień i podania szczegółowych informacji. Na przykład na pytanie "czy potrafi Pan pracować pod presją?“ można udzielić tylko dwóch odpowiedzi: tak lub nie. Wersja otwarta tego samego pytania jest następująca: "Proszę mi powiedzieć, jak Pan pracuje pod presją?" Preferuje się pytania otwarte w stosunku do zamkniętych, ponieważ wymagają one udzielenia dłuższych wypowiedzi, przez co uzyskuje się więcej informacji o kandydacie. Pytanie zamknięte można zamienić w otwarte przez dodatnie takich zwrotów jak "chciałbym się dowiedzieć, ..." albo "proszę mi powiedzieć, ...".

Po zadaniu pytania wysłuchaj odpowiedzi. Kandydat powinien mówić przez 80% czasu rozmowy, a Twoje wypowiedzi powinny stanowić tylko 20% tego czasu. Słuchaj i obserwuj kandydata w trakcie udzielania przez niego odpowiedzi. Należy zwracać uwagę na długie przerwy w wypowiedzi, jąkanie się i ciszę. Długie przerwy wskazują na zbyt długie zastanowienie nad odpowiedzią; jąkanie świadczy o podenerwowaniu; cisza oznacza, że kandydat nie potrafi odpowiedzieć na pytanie. Należy również zwracać uwagę na nerwowe ruchy, brak kontaktu wzrokowego i garbienie się. Nasilenie nerwowych ruchów wskazuje na dyskomfort; brak kontaktu wzrokowego świadczy o wstydzie lub kłamaniu, a garbienie się może być oznaką złego wyobrażenia o sobie.

W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej można zadać setki pytań, jednak w ciągu 30-minutowej należy je ograniczyć do piętnastu lub dwudziestu. Poniżej zamieściłem moje ulubione pytania podzielone na dziewięć kategorii. Należy te pytania traktować jako punkt wyjściowy do dalszej rozmowy. Można je dostosować do własnego stylu prowadzenia rozmowy. W wykazie literatury można znaleźć źródła dodatkowych pytań. [Uwaga do autora/wydawcy: Gdzie znajduje się wykaz literatury?]

Pytania na początek rozmow

  • Czy nie miał Pan/Pani problemów z dotarciem do gabinetu?
  • Jak by Pana/Panią opisali znajomi?
  • Jakie ma Pan/Pani cele, osobiste i zawodowe, i w jaki sposób planuje je Pan/Pani osiągnąć?
  • Z jakiego powodu chce Pan/Pani dla nas pracować?
  • Jakie silne strony lub umiejętności planuje Pan/Pani wnieść do pracy naszego gabinetu?
  • Proszę opisać swoje wyobrażenie o idealnej pracy.
  • Jak sobie Pan/Pani wyobraża swoją przyszłość za rok, pięć i dziesięć lat?

Doświadczenie

  • Proszę wyjaśnić, dlaczego pracował/a Pan/Pani w tak wielu miejscach (pytanie dla osób często zmieniających miejsca pracy).
  • Czym dokładnie zajmował/a się Pan/Pani w ostatniej pracy?
  • Co najbardziej lubi Pan/Pani w swojej ostatniej lub obecnej pracy?
  • Czego Pan/Pani nie lubił/a w swojej ostatniej lub obecnej pracy? W jaki sposób mógł Pan/Pani podnosić swoje kwalifikacje?
  • Co motywowało Pana/Panią do jak najlepszego wykonywania pracy w ostatnim miejscu pracy?
  • Z jakiego powodu zrezygnował/a Pan/Pani z ostatniej pracy?
  • Czy Pana/Pani obecny szef wie o tym, że jest Pan/Pani na tej rozmowie?

Atuty

  • Co może Pan/Pani dla nas zrobić, czego nie zrobiłby nikt inny?
  • Jak radzi sobie Pan/Pani ze stresem i presją?
  • Jakie cechy osobowości pomogą Panu/Pani w pracy w naszym gabinecie?
  • Jakie zna Pan/Pani języki?
  • Jakie dwa osiągnięcia, osobiste lub zawodowe, dały Panu/Pani największą satysfakcję?

Motywacja

  • Czym się Pan/Pani zajmuje, kiedy nie ma dużo pracy?
  • Co jest dla Pana/Pani najlepszą nagrodą za dobre wykonanie pracy?
  • Co mógłby Pan/Pani zrobić szczególnego, aby pokazać swoją wartość dla gabinetu?
  • Czego nowego chciałby/chciałaby Pan/Pani się nauczyć??

Praca w zespole

  • Z jakimi ludźmi lubi Pan/Pani pracować?
  • Z jakimi ludźmi trudno się Panu/Pani pracuje?
  • Czy woli Pan/Pani pracować w zespole czy samodzielnie?
  • Jakie ma Pan/Pani kontakty ze swoimi kolegami z pracy?
  • Proszę mi opowiedzieć o sytuacji, w której doszło do Pana/Pani konfrontacji z innym pracownikiem.
  • Co szczególnego mógłby/mogłaby Pan/Pani zrobić dla swoich kolegów z pracy, aby uczynić miejsce pracy lepszym?

Stres

  • Proszę opisać swojego najtrudniejszego pracodawcę.
  • Czy nauczył/a się Pan/Pani więcej na swoich błędach czy na sukcesach?
  • Co zrobiłby/zrobiłaby Pan/Pani, gdyby wszyscy z Pana/Pani działu wzięli urlop na żądanie?
  • Co by Pan/Pani zrobił/a, gdyby przełożony poprosił Pana/Panią o zrobienie czegoś złego?
  • Czym się Pan/Pani przejmuje?

Szczerość

  • Czy szczerość jest zawsze najlepszym rozwiązaniem?
  • W jakich sytuacjach chciałby/chciałaby Pan/Pani skłamać?
  • Czy nie powiedziałby/powiedziałaby Pan/Pani nikomu, gdyby kolega z pracy wynosił z gabinetu materiały?
  • Co by Pan/Pani zrobił/a, gdyby szef poprosił Pana/Panią o zrobienie czegoś złego?

Pieniądze

  • Proszę streścić na jakim poziomie kształtowało się Pana/Pani wynagrodzenie.
  • Jaką ma Pan/Pani obecnie pensję, nie wliczając dodatkowych świadczeń?
  • Jakie powinno być Pana/Pani zdaniem wynagrodzenie na takim stanowisku?
  • Ile chciałby/chciałby Pan/Pani zarabiać za pięć lat?
  • Pod jakimi warunkami chciałby/chciałaby Pan/Pani pracować za mniejszą pensję od obecnej?
  • Dlaczego powinniśmy Panu/Pani płacić zaproponowane przez Pana/Panią wynagrodzenie?
  • Jakie świadczenia dodatkowe są dla Pana/Pani ważne?

Podsumowanie rozmowy

  • Czy ma Pan/Pani jakieś pytania do mnie?
  • Czy chciałby/chciałaby Pan/Pani wiedzieć coś jeszcze na temat gabinetu?
  • Czy jest Pan/Pani zainteresowany/a tą pracą?
  • Jeżeli zaproponowalibyśmy Panu/Pani tę pracę, to od kiedy mógłby/mogłaby Pan/Pani zacząć?
  • Czy mogę skontaktować się z Pana/Pani wcześniejszym pracodawcami?

Zakończenie rozmowy

Pod koniec rozmowy wstań, podaj rękę, podziękuj za rozmowę i poinformuj kandydata o tym, kiedy planujesz podjąć decyzję. Podaj konkretny termin. Można to powiedzieć w następujący sposób: "Dziękuje Panu za rozmowę. Bardzo miło było mi z Panem porozmawiać. Mamy jeszcze kilku umówionych kandydatów, a decyzję podejmiemy do końca następnego tygodnia. Skontaktujemy sie z Panem do następnego piątku.”

Decyzja

Po przeprowadzeniu wszystkich rozmów jesteś gotowy do podjęcia decyzji. Możesz to zrobić przez sporządzenie formularza oceny dla każdego kandydata. Taki formularz ma pięć kolumn. Po lewej stronie należy wypisać kwalifikacje, które powinien posiadać idealny kandydat (doświadczenie, umiejętności, osobowość, zdolność dopasowania się itd.). Po prawe stronie należy ocenić wszystkie kwalifikacje każdego kandydata w skali od 1 (źle) do 5 (doskonale). Następnie należy zsumować liczbę punktów przyznanych każdemu kandydatowi. Kandydat z najwyższym wynikiem powinien otrzymać ofertę pracy w pierwszej kolejności. Jeżeli odmówi, należy kontaktować się z kolejnymi kandydatami według malejącej liczby punktów do momentu przyjęcia propozycji przez którąś osobę. Przykładową tabelę zamieszczono poniżej.

 Imiona kandydatów
Kwalifikacje Anna Jan Michał Marta
Doświadczenie  5  3  4  2
Umiejętności  5  3  4  5
Osobowość  1  5  3  5
Zdolność dostosowania się do pracy w gabinecie  1  4  3  4
SUMA  12  15  14  16

 

Po przyjęciu propozycji przez kandydata należy powiadomić pozostałe osoby o tym, że została już wybrana osoba na to stanowisko. Takie powiadomienie powinno mieć miły przekaz, ale jednocześnie zdecydowanie informować o zatrudnieniu innej osoby. Nigdy nie wiadomo, kiedy może nadarzyć się najbliższa okazja, żeby jednak skontaktować się z niezakwalifikowanym kandydatem. Poniżej zamieszczono przykładowe powiadomienie.

Szanowny ________,

Dziękujemy za zainteresowania pracą w naszym gabinecie. Przyjęliśmy na wolne stanowisko innego kandydata, który najlepiej spełniał nasze potrzeby. Zachowamy jednak Pańskie dane na wypadek, gdybyśmy w przyszłości szukali pracownika o kwalifikacjach podobnych do Pańskich.

Jeszcze raz dziękujemy za poświęcony czas oraz zainteresowanie.

Z poważaniem,

Koniec procesu rekrutacji jest dopiero początkiem relacji pracodawca-pracownik. Zatrudnienie "dobrego człowieka" nie gwarantuje rozwoju gabinetu i sukcesów. Dobrych pracowników należy szkolić i motywować, aby byli najwyższej klasy pracownikami zapewniającymi obsługę klienta na najwyższym poziomie.