Zatrudnianie i szkolenie pracowników. Część 1: poszukiwanie kandydatów

Artykuł 1 z 2 na temat Proces rekrutacji pracowników

Możesz mieć najlepiej zaprojektowany i udekorowany gabinet. Możesz wyposażyć go w najbardziej zaawansowane komputery do prowadzenia rozliczeń i działań marketingowych. Możesz mieć najbardziej ergonomiczny i wydajny sprzęt stomatologiczny umożliwiający wykonywanie najbardziej wyrafinowanych zabiegów. Ale to ludzie pracujący w tym gabinecie mają decydujący wpływ na jego sukcesy bądź niepowodzenia.

Gabinet stomatologiczny ma przede wszystkim charakter przedsiębiorstwa usługowego. Owszem, wytwarza również produkt w postaci zdrowego i pięknego uśmiechu. Jednak w najlepszych gabinetach dentyści i personel są świadomi tego, że najważniejszym dobrem jest obsługa klienta na najwyższym poziomie. Odpowiedzialność za jej zapewnienie spoczywa na dentyście i personelu. Niestety wydaje się, że w stomatologii brakuje dobrze wyszkolonych, zmotywowanych pracowników.

Przyczyny problemów z obsadzaniem miejsc pracy w gabinetach stomatologicznych to między innymi:

  • Brak umiejętności wyszukiwania wykwalifikowanych i potencjalnie zmotywowanych pracowników.
  • Brak zainteresowania podjęciem pracy w stomatologii wśród przeszkolonych pracowników związany z niskimi płacami i niewielkimi świadczeniami.
  • Dentyści nie są w stanie utrzymać w gabinetach wykwalifikowanych i zmotywowanych pracowników.

W niniejszym artykule oraz jego drugiej części przedstawiono rady, gdzie i w jaki sposób można znaleźć zmotywowanych pracowników do gabinetów stomatologicznych.

Zrozum własne potrzeby

Zanim zamieścić ogłoszenie w gazecie, skontaktujesz się z biurem pośrednictwa pracy lub zadzwonisz do znajomych, musisz dokładnie określić, jakiego pracownika poszukujesz. Powinno to polegać na szczegółowym opisaniu czynności wykonywanych na tym stanowisku. Należałoby również scharakteryzować idealną osobę na to stanowisko. Na przykład osoba ubiegająca się o pracę jako recepcjonistka powinna mieć nie tylko umiejętności techniczne i komunikacyjne, ale również z zakresu kształtowania relacji publicznych i sprzedaży.

Opis stanowiska

Jeżeli przygotowałeś wcześniej opis stanowiska, to jest to dobry moment na zrewidowanie jego oraz wymaganych kwalifikacji. Jeżeli czegoś brakuje w opisie, można to w tym momencie uzupełnić. Jeżeli opis stanowiska pracy spełnia potrzeby Twojego gabinetu, to zastanów się, w jaki sposób można by zwiększyć wartość tego stanowiska dla gabinetu.

Jeżeli nie sporządzałeś takiego opisu, to nadszedł czas, aby to zrobić. Poproś pracowników gabinetu o pomoc w jego przygotowaniu i scharakteryzuj razem z nimi idealnego kandydata na to stanowisko.

Każde zadanie w opisie stanowiska powinno zawierać trzy elementy:

  • Cel pracy
  • Korzyści dla gabinetu dzięki osiągnięciu tego celu
  • Środki konieczne do osiągnięcia tego celu.

Na przykład w opisie kandydatki na recepcjonistkę przy zadaniu witania pacjentów wchodzących do gabinetu można zamieścić następujące informacje: Zadanie: witanie pacjentów wchodzących do gabinetu Cel: okazywanie pacjentom serdeczności oraz troski o ich dobre samopoczucie. Skutki: pacjenci mają poczucie, że obsługa w gabinecie jest warta swej ceny. Będą wracać do gabinetu i polecać go znajomym i rodzinie, zapewniając rozwój działalności gabinetu.

Środki konieczne do osiągnięcia tego celu: recepcjonistka powinna witać pacjentów, zwracając się do nich po nazwisku, prosić ich o podejście do biurka w celu potwierdzenia danych osobistych, wypełnienia formularza wywiadu medycznego oraz zapytać, czy nie mają pytań lub problemów. Recepcjonistka powinna prosić pacjentów, aby usiedli w poczekalni oraz informować ich o czasie do wejścia do gabinetu. Powinna również informować lekarzy i higienistki o wszelkich zmianach wprowadzonych do formularza wywiadu medycznego oraz o problemach pacjentów.

Po sporządzeniu opisu stanowiska należy przygotować listę wymaganych kwalifikacji. Należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

  • Jakie wykształcenie jest konieczne lub wskazane na to stanowisko? Czy potrzebna jest osoba posiadająca dyplom ukończenia szkoły średniej? Czy wskazane jest wykształcenie wyższe?
  • Jakie doświadczenie powinien mieć kandydat? Czy potrzebna jest osoba, która pracowała na tym stanowisko przez dziesięć lat w innym gabinecie? Czy może to być osoba, która pracowała w innym sektorze lub na innym stanowisku, np. zajmowała się obsługą klientów? Czy odpowiednią osobą na to stanowisko będzie młoda osoba, która niedawno ukończyła szkołę średnia i pracowała dorywczo w sklepie spożywczym?

To, że ktoś pracował i w innym gabinecie przez pięć lat, nie znaczy, że taka osoba wzbogaci w jakiś sposób Twój gabinet. Praca w nim może opierać się na zupełnie innych zasadach. Techniki wykorzystywane w Twoim gabinecie mogą być bardziej skomplikowane. Może być w nim przyjmowanych mniej lub więcej pacjentów. Twoi pacjenci mogą mieć inny status ekonomiczny lub wykształcenie. W Twoim gabinecie może pracować mniej lub więcej osób. Zatrudnienie osoby mającej doświadczenie na podobnym stanowisku w innym gabinecie może wymagać szkolenia i zmiany niektórych przyzwyczajeń. Oprócz nauczenia takiej osoby umiejętności wymaganych w Twoim gabinecie, może być konieczna zmiana niektórych niekorzystnych przyzwyczajeń z poprzedniej pracy.

Zatrudniając niedoświadczoną, dobrze zmotywowaną i inteligentną osobę, można pozyskać kogoś o ogromnym potencjale. W takiej sytuacji szkolenie pracownika zaczyna się od nowa. Jednak w dłuższej perspektywie może to prowadzić do wykształcenie oddanego i wdzięcznego pracownika.

Opis odpowiedniej osoby

Oprócz określenia kwalifikacji dotyczących wykształcenia i doświadczenia, należy również opisać pożądane cechy charakteru pracownika. Niektóre stanowiska wymagają różnych cech. Osoba zajmująca się płatnościami pracuje w odosobnieniu, dlatego nie musi tak jak recepcjonistka emanować uśmiechem od ucha do ucha.

Poniżej wymieniono cechy charakteru, które należy rozważyć pod kątem ich umieszczenia w opisie. 17 cech podzielono na trzy grupy: osobiste, zawodowe i biznesowe.

Cechy osobiste

Te cechy opisują charakter i osobowość kandydata.
Przedsiębiorczość: ma chęć działania; lubi osiągać cele, a nie wykonywać zadania; unika bezcelowych zajęć; dzieli duże zadania na mniejsze. 
Motywacja: szuka nowych wyzwań; motywuje innych swoim entuzjazmem.
Komunikatywność: porozumiewa się w mowie i piśmie z każdym (z pracownikami i pacjenta).
Kontaktowość: dobrze dogaduje się z innymi; przyciąga do siebie ludzi.
Energiczność: zawsze daje z siebie wszystko, aby wykonać zadanie.
Determinacja: nie zniechęca się, kiedy robi się trudno; z uporem pokonuje przeszkody.
Pewność siebie: wierzy w swoją zdolność wykonania każdego zadania, którego się podejmuje.

Cechy zawodowe

Te cechy dotyczą rzetelności, lojalności i wiarygodności w stosunku do innych ludzi i firmy.
Rzetelność: można takiej osobie zaufać, że wykona to, o co została poproszona i będzie informować innych o postępie swoich prac.
Uczciwość: ponosi odpowiedzialność za swoje działania, zarówno te udane, jak i nieudane; podejmuje decyzje korzystne jak najbardziej dla firmy, a nie dla siebie.
Oddanie: poświęca się wykonaniu zadania lub realizacji projektu; robi wszystko, co może, aby zdążyć na czas.
Duma: wierzy, że efekty jego pracy świadczą o nim/niej, jako osobie; wie, że wykonuje swoją pracę najlepiej, jak może.
Umiejętności analityczne: dzięki wnikliwości podejmuje dobre decyzje; nie wyciąga pochopnych wniosków; waży wszystkie "za" i "przeciw".
Umiejętność słuchania: wysłuchuje innych, aby mieć obraz całej sytuacji, zanim się wypowie lub zacznie coś robić.

Cechy biznesowe

Te cechy świadczą o tym, że dana osoba rozumie, że celem działalności gabinetu jest zysk.
Wydajność: jest świadomy niewydajnego korzystania z czasu, środków, pieniędzy.
Oszczędność: postrzega i wydaje pieniądze należące do gabinetu tak, jakby należały do niego/niej.
Przestrzeganie procedur: rozumie, że procedury mają swoje uzasadnienie i nie próbuje ich omijać. Informuje przełożonych, jeżeli stwierdzi, że można coś robić lepiej zamiast od razu wdrażać swoje pomysły.
Nastawienie na zysk: rozumie, że celem pracy jest zysk.

Znalezienie właściwej osoby

Po lepszym zrozumieniu stanowiska oraz cech i umiejętności wymaganych od idealnego kandydata, następnym krokiem jest znalezienie takiej osoby. W tej części zamieszczono rady dotyczące szukania odpowiednich kandydatów na dane stanowisko.

Większa tolerancja selekcji

Godziny pracy gabinetu mogą ograniczać lub zwiększać pulę potencjalnych wykwalifikowanych kandydatów. Niektórzy z nich mogą szukać miejsc, w których pracuje się w tradycyjnych godzinach pracy - od 8 do 17 przez pięć dni w tygodniu. Inni mogą chcieć dopasować grafik do obowiązków rodzinnych lub specyficznego trybu życia. Jeżeli umawiasz pacjentów wyłącznie w tradycyjnych godzinach pracy, musisz znaleźć takich pracowników, którzy będą chcieli o takiej porze przychodzić do pracy. Jeżeli pacjenci są zapisywani w Twoim gabinecie na wczesne ranne godziny, wieczory lub weekendy, to musisz znaleźć osoby gotowe do takiej pracy.

Zamiast zatrudniać jedną osobę na pełny etat, możesz również znaleźć dwie osoby, które będą pracować na zmianę. 40-godzinny tydzień pracy można podzielić pomiędzy dwie osoby pracujące po 20 godzin tygodniowo. Dni tygodnia lub godziny można rozdzielić w taki sposób, aby pogodzić potrzeby gabinetu z możliwościami pracowników. Obie strony mogą odnieść korzyści na takim podziale. Dentysta odnosi korzyść, ponieważ ma dwóch pracowników zamiast jednego, którzy mogą być obecni przez cały czas pracy oraz w razie potrzeby zastępować się. Zatrudnienie pracowników na pół etatu może również zmniejszyć obciążenie niektórymi świadczeniami. Korzyść pracowników polega na tym, że mogą dostosować grafik pracy do własnych potrzeb. Ponadto każdy z nich ma współpracownika o podobnych umiejętnościach, który może w różnych nieprzewidzianych sytuacjach pomóc.

Gdzie zacząć poszukiwania

Od jakiego miejsca zacząć poszukiwania idealnego kandydata? Można zacząć od własnego gabinetu - szukając go wśród pracowników. Za często szukamy takiej szczególnej osoby posiadającej umiejętności wymagane na wolne stanowisko poza naszymi gabinetami. Później poświęcamy czas, pieniądze i wysiłek na szkolenie osób, które niekiedy nie mają predyspozycji do danego stanowiska. Dlaczego by nie wziąć pod uwagę energicznego pracownika biurowego, który do tej pory zajmował się dokumentacją. Albo zatrudnionego kilka miesięcy temu recepcjonistki, która obserwuje w wolnych chwilach Twoją pracę. Ona może być Twoim nowym asystentem ds. marketingu. Znasz jego zwyczaje, wiarygodność i osobowość. Pracownicy znają swojego szefa i kolegów z pracy oraz zasady i procedury obowiązujące w gabinecie. Oni już są dopasowani. Dzięki rozwinięciu obecnych umiejętności mogą zacząć pracę na wyższym stanowisku. A później należy znaleźć osobę na niższe stanowisko, co wymaga prostszego szkolenia.

Jeżeli chcesz szukać pracownika poza gabinetem, to weź pod uwagę osoby, z którymi masz kontakt na co dzień. Potencjalnie idealną recepcjonistką może być osoba, którą już znasz. Może nią być kasjerka w supermarkecie, która zawsze Cię wita uśmiechem na twarzy, cały dzień spędza wczytując kody kreskowe i nigdy nie zapomniała Cię zapytać o to, czy posiadasz kartę stałego klienta. Czy potrafisz ją sobie wyobrazić jako recepcjonistkę witającą pacjentów z tym samym uśmiechem i pytającą o to, czy wypełnili i podpisali kwestionariusz medyczny?

Nauczyłem się, aby wykorzystywać każdą szansę, mając przy sobie zawsze kilka wizytówek, które mogę dać każdemu, kto mógłby przynieść korzyści mojemu gabinetowi. Zawsze mówię takiej osobie, że doskonale pasowałaby do mojego gabinetu i proponuję jej stawkę godzinową wyższą o dolara od obecnej, gdy rozważa zmianę pracy. Nawet jeżeli nie szukam w danym momencie pracownika, to proszę taką osobę o kontakt telefoniczny, aby mieć jej dane kontaktowe. [Uwaga do autora/wydawcy: Należy zrewidować treść niniejszego akapitu. W przypadku usunięcia tego akapitu, poprzedni akapit nie jest zrozumiały.]

Ogłoszenie w gazecie

Ogłoszenia w gazecie są najszybszą i najskuteczniejszą metodą dotarcia do dużej liczby potencjalnych kandydatów. Cel przygotowania i umieszczenia takiego ogłoszenia jest dwojaki. Po pierwsze takie ogłoszenie powinno się wyróżniać wśród innych dotyczących takiego samego stanowiska. Po drugie treść takiego ogłoszenia powinna zapewnić jak najwięcej zgłoszeń od osób posiadających odpowiednie kwalifikacje i jak najmniej od osób niespełniających wymagań.

Najlepszym dniem na ukazanie się ogłoszenia jest niedziela. W przypadku braku ograniczeń finansowych, warto umieścić ogłoszenie w niedzielę i jeszcze jeden dzień - we wtorek, środę lub czwartek. Niektóre gazety oferują zniżki na ogłoszenia zamieszczane w ciągu tygodnia.

Od treści nagłówka ogłoszenia może zależeć jego pozycja w gazecie. Ponieważ w większości gazet ogłoszenia są umieszczane w porządku alfabetycznym według nagłówków, warto przemyśleć jego sformułowanie. Zainteresowanie czytelników słabnie w trakcie czytania gazety, dlatego najlepiej, aby ogłoszenie znajdowało się jak najbliżej początku całego działu. Najlepszym sposobem na zapewnienie miejsca w początkowej części działu jest umieszczenie na początku nagłówka litery "A". Na przykład, nagłówek może być następujący: "ATRAKCYJNY GABINET STOMATOLOGICZNY POSZUKUJE ENERGICZNEJ RECEPCJONISTKI" zamiast następującego: "POSZUKIWANA RECEPCJONISTKA DO GABINETU STOMATOLOGICZNEGO.”

Oprócz zapewnienia dobrej pozycji ogłoszenia nagłówek powinien również przyciągać uwagę czytelnika. Przygotowując nagłówek, warto skorzystać z poniższych porad:

  • zastosowanie wielkich liter i pogrubionej czcionki
  • wpisanie w nagłówek nazwy stanowiska
  • przekazanie informacji o polityce gabinetu

Warto zwrócić uwagę na to, że nagłówek "ATRAKCYJNY GABINET STOMATOLOGICZNY POSZUKUJE ENERGICZNEJ RECEPCJONISTKI" spełnia wymaganie trzeciego punktu. Czytelnik odniesie wrażenie, że atmosfera pracy w gabinecie jest w pewnym sensie emocjonująca, energiczna oraz entuzjastyczna i taka powinna być poszukiwana osoba.

Inną metodą przyciągnięcia uwagi czytelnika jest dodanie do ogłoszenia zdjęcia lub ilustracji. Można również zdecydować się na ogłoszenie graficzne. Takie ogłoszenie, kosztujące więcej niż zwykłe zamieszczone w dziale ogłoszeń, zazwyczaj ma postać ramki przekraczającej wymiar jednej kolumny. Jeżeli dana gazeta wybiera miejsce w gazecie takich ogłoszeń w sposób losowy lub istnieje możliwość określenia rodzaju takiego ogłoszenia, warto poprosić o możliwość wskazania konkretnego miejsca w gazecie dla takiego ogłoszenia. Najlepszym miejscem jest prawy górny róg strony i możliwie najdalej ku górze wysunięta pozycja.

Treść samego ogłoszenia powinna zachęcać czytelnika do zaaplikowania o pracę dzięki zawartości poniższych informacji:

  • Nazwa stanowiska
  • Rodzaj pracy
  • Główne wymagane umiejętności
  • Wymagane wykształcenie
  • Możliwości rozwoju
  • Lokalizacja
  • Zalety gabinetu
  • Możliwości szkolenia
  • Środowisko pracy
  • Warunki pracy
  • Płaca, dodatkowe świadczenia i zachęty

Opis Twoich wymagań ma największy wpływ na jakość i ilość nadsyłanych odpowiedzi. Z jednej strony istnieje chęć przyciągnięcia kandydatów, którzy najlepiej spełniają te wymagania. Jednak z drugiej strony nie warto odwodzić potencjalnie dobrych kandydatów od nadsyłania zgłoszeń ze względu na zbytnią szczegółowość ogłoszenia.

W odpowiedzi na następujące ogłoszenie można otrzymać niewiele odpowiedzi: "Poszukiwania asystentka stomatologiczna; wymagane co najmniej czteroletnie doświadczenie w pracy w implantologii". Jednak traci się w tym przypadku zainteresowanie bardzo zmotywowanych, wydajnie pracujących asystentek, które nie posiadają aż czteroletniego doświadczenia. Im więcej koniecznych warunków umieści się w ogłoszeniu, tym mniej kandydatów złoży swoje propozycje. Ogłoszenie powinno być wystarczająco szczegółowe, aby ograniczyć liczę zgłoszeń osób niewykwalifikowanych, ale jednocześnie odpowiednio szerokie, aby nie wykluczało osób mogących przejść szkolenie.

Jedną z metod sprzyjających większej liczby zgłoszeń jest podkreślenie korzyści związanych z pracą w gabinecie. Mogą do nich należeć:

  • Przyjazna atmosfera między pracownikami
  • Przysługiwanie wolnego lub urlopu na żądanie
  • Możliwość rozwoju zawodowego
  • Nowoczesne wyposażenie
  • Wygodny dojazd
  • Dobre wynagrodzenie

Ważne jest rozważenie wad i zalet zamieszczania w ogłoszeniu szczegółowych informacji na temat wynagrodzenia. Jeżeli przeczytają to ogłoszenie obecni pracownicy zarabiający znacznie mniej, może to doprowadzić do poważnego niezadowolenia wśród nich. W szczególny sposób dotyczy to tych osób, które mają poczucie, że są odpowiednio wykwalifikowane na wolne stanowisko, ale ich kandydatura przegrała z osobą z zewnątrz. Z drugiej strony na ogłoszenia niezawierające informacji o wynagrodzeniu odpowiada dwa razy mniej osób. Zamiast podawać szczegółowe informacje na ten temat, można użyć jednego z następujących zwrotów:

  • Wynagrodzenie od . . .
  • Konkurencyjne zarobki
  • Wynagrodzenie zależne od doświadczenia
  • Wysokie zarobki dla najlepszych kandydatów

Sposób, w jaki kandydaci mają odpowiadać na ogłoszenie, zależy od Twojej sytuacji. Jeżeli zastanawiasz się nad zwolnieniem pracownika i chcesz znaleźć kogoś na to stanowisko, zgłoszenia kandydatów mogą być przesyłane pośrednio przez gazetę. Jedną z wad takiego rozwiązania jest to, że gazety często przekazują zgłoszenia dopiero po zakończeniu czasu ukazywania sie ogłoszenia. Takie rozwiązanie może również ograniczyć liczbę zgłoszeń, ponieważ niektórzy kandydaci mogą obawiać się, że zgłoszą się do innego pracodawcy.

Każde ogłoszenie powinno zachęcać do podjęcia działań. Należy w nim poinformować osoby zainteresowanie o sposobie nadsyłania zgłoszeń. Może to się odbywać za pośrednictwem poczty, telefony, faksu lub emaila. Kontakt telefoniczny zapewnia znacznie więcej zgłoszeń niż inne rozwiązania, jednak liczba takich zgłoszeń może poważnie utrudnić pracę Twojemu personelowi. Wiele zalet ma wykorzystanie do tego celu faksu lub poczty internetowej.

  • Anonimowość
  • Szybka odpowiedź na ogłoszenie bez niepotrzebnego zajmowania linii telefonicznej
  • Komfort przejrzenia zgłoszeń w wolnym czasie
  • Możliwość dokładnej analizy zgłoszeń

Postępując według powyższy zaleceń, można przyciągnąć zainteresowanie dużej liczby wykwalifikowanych kandydatów. Następnym etapem jest określenie tego, który z nich najlepiej sprawdzi się na wolnym stanowisku.

Co warto zrobić w Twoim gabinecie

  • Wręczać wizytówkę każdej osobie, z którą chciało by się pracować.
  • Upewnić się, że opis stanowiska jest kompletny i aktualny. Poprosić innych pracowników, aby przeczytali opis stanowiska i wprowadzili ewentualne zmiany według swojego uznania.
  • Przeprowadzać oceny pracowników dwa razy do roku. Zapewnia to nie tylko wykrycie najgorzej pracujących osób, ale również najlepszych pracowników, którzy mogliby się sprawdzić na wyższych stanowiskach.

Następny: Zatrudnianie i szkolenie pracowników. Część 2: zgłoszenia i rozmowa kwalifikacyjna