Harmonogram praktyki dentystycznej

Roger P. Levin, DDS
Dyrektor Zarządzający Levin Group
Artykuł 1 z 1 na temat Wydajne planowanie umawiania terminów wizyt

Proces umawiania wizyt jest jednym z najmniej docenionych i jednocześnie najważniejszych czynników produkcyjnych w stomatologii. Lekarze zazwyczaj wypracowują sobie metodę umawiania wizyt na początku kariery, a później niewielu z nich wprowadza do niej modyfikacje.

Zamiast dostosować metodę umawiania pacjentów do zmieniających się warunków, po prostu prowizorycznie naciąga się grafik chałupniczymi metodami.

Ostatecznie takie postępowanie prowadzi do jednej z następujących sytuacji. Osiągane są cele produkcyjne, jednak są one zaniżone w stosunku do potencjału gabinetu, lub dentysta staje się strzępkiem nerwów. Nowym zjawiskiem obserwowanym wśród naszych klientów jest coraz większe zapracowanie, co prowadzi do umawiania wizyt na bardzo odległe terminy.

Prawda jest taka, że harmonogram wizyt jest po prostu matematycznym wydarzeniem kontrolowanym w czasie, który można zrozumieć wyłącznie przez wykorzystanie metod matematycznych do planowania wizyt. Od czego zacząć? Od określenia tego, czego się oczekuje po harmonogramie wizyt i oceny realności takich oczekiwań.

Podstawy umawiania wizyt

Poniżej zamieszczono kilka podstawowych zasad planowania harmonogramu wizyt, które nie zależą od stosowanego systemu umawiania pacjentów.

Wykonywanie najbardziej dochodowych zabiegów w pierwszej kolejności

Jedną z głównych zasad planowania pracy jest wykonywanie najbardziej dochodowych zabiegów w pierwszej kolejności. Każdego dnia powinien być zarezerwowany czas na najbardziej dochodowe zabiegi. Sugerujemy wybranie konkretnych godzin, zazwyczaj porannych, w których wypracowuje się co najmniej 60% dziennego obrotu. Można stosować bloki trwające od 1 godziny do 3 godzin, które przypisuje się do konkretnych zabiegów z zależności od ich cen. W przeciwnym razie harmonogram ulega nadmiernemu obciążeniu zabiegami z różnych dziedzin stomatologii. Z czasem przybędzie pracy w gabinecie, ale czas wypełnią małe przypadki lub niewielkie zabiegi.

Wyznaczyć idealny dzień oraz idealny dochód

Gabinety powinny korzystać ze wzoru matematycznego do obliczania dziennego dochodu. Na przykład chcąc osiągnąć dochód 500.000 zł w 200 dni, dziennie należy generować dochód 2.500 zł. Chociaż nie codziennie będzie osiągana ta wartość, to liczy się średnia wartości z wielu dni.

Dobry harmonogram pracy oraz odpowiednie cele produkcyjne zazwyczaj rozwiązują problem stresu w gabinecie stomatologicznym. Naszych klientów zachęcamy do planowania takiego samego dochodu na każdy dzień, dzięki czemu tempo pracy gabinetu utrzymuje się na dobrym, stałym poziomie. W przeciwnym razie rytm pracy jest niejednostajny, co zwykle jest wyczerpujące.

Planuj pracę dentysty i członków zespołów oddzielnie dla każdego fotela

Analizując harmonogram pracy, należy patrzeć na każdy wolny fotel jak na szansę. Na przykład dentysta ogólny powinien korzystać z dwóch głównych foteli ze średnią wydajnością, przechodząc od pacjenta do pacjenta. Tym sposobem można zwiększyć dochód o 30-40%.

Jednocześnie dentyści ogólni i specjaliści potrzebują dodatkowego fotela, na którym będą generować 50-60% dochodu z pierwszych dwóch foteli. W ten sposób nie tylko istotnie zwiększy się dochód, ale również zapewnia się wyjątkową elastyczność pod kątem pacjentów ze stanami nagłymi, małych zabiegów, opóźnień, spóźnionych pacjentów i innych nieprzewidywalnych sytuacji.

Planowanie pracy asystentek niezależnie od pracy dentysty

Higienistki stomatologiczne mogą zajmować się bardzo dochodowymi czynnościami diagnostycznymi lub leczniczymi, zamiast czekać na dentystę lub patrzeć jego pracę. Pozwala to przyspieszyć obsługę każdego pacjenta i zdejmuje z dentysty dużo obciążenia. Ponadto pozwala o co najmniej 30% zwiększyć obrót gabinetu, jeżeli wdroży się to rozwiązanie wraz z innymi wymienionymi w niniejszym artykule zaleceniami Levin Group.

Podsumowanie

Planowanie pracy jest dobry punktem wyjściowym do wprowadzania zmian w funkcjonowaniu gabinetu. Wszystkie zmiany wynikają z planu pracy, a jej harmonogram wpływa na niemal każdy aspekt działalności gabinetu. Niestety wielu dentystów umawia coraz więcej pacjentów, wytwarzając coraz bardziej gorączkową i stresującą atmosferę pracy. Przez wdrożenie opisanych zaleceń można zarówno zrewolucjonizować dochodowość gabinetu, jak i odzyskać radość z praktykowania stomatologii.

Wskazówki dotyczące zarządzania

  • Znajdź czas na analizę osiągnięć, przyszłych celów oraz planów.
  • Wyznacz cele krótko- i długoterminowe oraz konkretne terminy na osiągnięcie ich.
  • Zastosuj "technikę lasera" polegającą na zajmowaniu się tylko jednym zadaniem w danej chwili.
  • Opracuj schemat planu pracy, który jest łatwy do zapamiętania i realizacji każdego dnia.
  • Wprowadź zmiany w swoim gabinecie - nie odkładaj tego na później.

Levin Group jest największą amerykańska firmą świadczącą usługi doradcze z zakresu zarządzania oraz marketingu gabinetom stomatologicznym i od 15 lat pomaga im zwiększać zyskowność przez wdrażanie zaawansowanych systemów zarządzania.