Program reaktywacji dla pacjentów z przerwą w wizytach

Program reaktywacji dla pacjentów z przerwą w wizytach

Każdy pacjent, który od co najmniej 18 miesięcy nie odwiedza Twojej praktyki może stać się wkrótce byłym pacjentem. Nawet jeśli obecnie w Twoim gabinecie pojawia się wielu nowych pacjentów, wdrożenie programu reaktywacji jak najbardziej ma sens w warunkach konkurencji na dzisiejszym rynku usług dentystycznych. Zastosuj następującą procedurę:

1. Rozpocznij od zidentyfikowania nieaktywnych pacjentów.

Jeśli nie obserwujesz pacjentów z przerwami w wizytach, poleć swojemu personelowi weryfikację i uporządkowanie kartotek wszystkich pacjentów w celu stworzenia bazy danych tych, którzy nie pojawiali się w praktyce przez okres 18-36 miesięcy (pacjenci z absencją dłuższą niż trzy lata już raczej nie wrócą). Aby zapobiec odkładaniu wizyty, ustal termin 30 dni na realizację tego kroku.

2. Weź pod uwagę zaoferowanie zachęty do powrotu.

Przygotuj się na ponowne przyciągnięcie spóźniających się z wizytą pacjentów za pomocą „darmowego” profesjonalnego przeglądu lub kontroli higieny jamy usntej w celu sprawdzenia, czy od ostatniej wizyty rozwinęły się jakiekolwiek patologie w obrębie jamy ustnej. Wpasowane w okienka w Twoim grafiku tego typu wizyty będą Cię kosztować niewiele, a pokażą, że zależy Ci na zdrowiu pacjenta i ewentualnie odnowią relację pomiędzy lekarzem a pacjentem. Jeśli wahasz się przed przedstawieniem takiej oferty, spróbuj reaktywować pacjentów bez tego, a następnie w razie niepowodzenia dodaj taką zachętę.

3. Przeprowadź rozmowy telefoniczne z nieaktywnymi pacjentami na podstawie skryptu.

Sporządź skrypt obejmujący kluczowe punkty komunikatu — troskę o zdrowie jamy ustnej pacjenta, dostępne terminy na wizytę, oferowane zachęty (jeśli są), aktualizację danych kontaktowych itp. — i przeszkól personel w zakresie prawidłowej jego realizacji. Przeznacz przedziały czasowe na wykonanie rozmów reaktywacyjnych i ustal ilość rozmów telefonicznych do wykonania przez każdego członka zespołu każdego tygodnia. W miarę możliwości korzystaj z numerów komórkowych. Jeśli do pacjentów nie można się dodzwonić, ponawiaj próby przez maksymalnie trzy tygodnie.

4. Do osób niedostępnych pod numerami telefonów przesyłaj e-maile lub zwykłe listy.

Używając wielu z argumentów zawartych w skrypcie telefonicznym, przygotuj standardowe wiadomości do wysłania pacjentom, do których nie możesz dotrzeć przez telefon. Pacjentów, którzy nie odpowiadają na e-maile ani listy prawdopodobnie należy usunąć z listy aktywnych klientów.

5. Witaj entuzjastycznie powracających pacjentów.

Podczas codziennych zebrań w praktyce uprzedź personel o powrotnej wizycie pacjenta, aby każdy był przygotowany na jego odpowiednie powitanie, zwiększając tym samym prawdopodobieństwo odnowienia relacji.

Program reaktywacji pomoże ostatecznie doprowadzić do zwiększenia produktywności w sposób wydajny kosztowo oraz wzmocni podstawy przyszłego wzrostu i stabilności praktyki.
Autor

Autor

Zasób ten został dostarczony przez Levin Group, wiodącą firmę doradztwa stomatologicznego, która zapewnia dentystom innowacyjne systemy zarządzania i marketingu, skutkujące zwiększonymi rekomendacjami pacjentów, produkcją i rentownością, przy jednoczesnym obniżeniu stresu. Od roku 1985 dentyści korzystają z usług konsultingowych firmy Levin Group, aby rozwijać swoje praktyki.