Stosuj nowoczesne techniki potwierdzania wizyt

Przypadki odwołań w ostatniej chwili i niestawiania się pacjentów mogą zniweczyć Twoje najlepsze wysiłki podejmowane w celu zwiększenia produkcji, pozostawiając kłopotliwe luki w grafiku. Tego problemu nie da się całkowicie wyeliminować, podobnie jak w innych rodzajach działalności, jednak dzięki skrupulatności i właściwym systemom powinieneś/powinnaś być w stanie ograniczyć odsetek pacjentów, którzy nie przychodzą na wizytę do 1% lub mniej. Strategie promowania sumienności ze strony pacjentów w tym obszarze obejmują zarówno podkreślanie wartości wizyty z wyprzedzeniem, jak i inicjowanie „ponownego kształtowania postawy sumienności” pacjenta już po wizycie. Wszystkie techniki są warte wdrożenia, ale żadna nie może się równać z metodą potwierdzania pod względem bezpośredniości i skuteczności.

Czas na zrewidowanie sposobu potwierdzania przez Ciebie wizyt?

Jeśli nie aktualizowałeś/-aś swojego podejścia do potwierdzeń w ostatnich 2–3 latach, prawdopodobnie jest co poprawić. Technologie komunikacji szybko się zmieniają, a ludzie — w tym Twoi pacjenci — dostosowują się. Niektóre starsze techniki, takie jak pocztówki czy połączenia wykonywane ręcznie na telefony stacjonarne są nie tylko nieopłacalne, ale często nie są w stanie odpowiednio zaangażować pacjentów i należy z nich zrezygnować na rzecz innych metod. W obecnych czasach najlepsze opcje potwierdzania wizyt pacjentów obejmują:

• Dzwonienie na smartfony – połączenia może wykonywać Twój pracownik recepcji (lub inny wyznaczony członek zespołu) albo mogą zostać zautomatyzowane. Połączenia wykonywane na telefony komórkowe są częściej odbierane, a nawet w przypadku braku odpowiedzi poczta głosowa jest zazwyczaj bardziej niezawodna i przystępna.
  

• E-maile – nawet najbardziej konserwatywne osoby, jeśli chodzi o nowe technologie z pewnością znają już i stosują pocztę e-mail do szybkiej komunikacji. Wyobraź sobie tę technologię jako nowoczesny zamiennik pocztówek z przypomnieniem (które nadal mogą być przydatne, jednak są pracochłonne i kosztowne).
  

• SMS-y – to aktualnie metoda „najbardziej na czasie”, która pozwala na dotarcie do zabieganych ludzi z prostą wiadomością w sprawie potwierdzenia. Można wysyłać SMS y ręcznie, ale większość praktyk korzysta ze zautomatyzowanych systemów (które oferują również szereg innych przydatnych narzędzi do zarządzania praktyką).

Wzbogacając swój system potwierdzania o nowoczesne narzędzia tego typu, powinieneś/powinnaś być w stanie zredukować odsetek niezrealizowanych wizyt do 1% lub mniej. Pamiętaj jednak, że niechybnie będziesz zmuszony/-a powracać do tego tematu za każdym razem, gdy nowe technologie zyskają popularność.