Szkolenie recepcjonisty praktyki dentystycznej pod kątem pierwszej rozmowy telefonicznej z nowym klientem

Szkolenie recepcjonisty praktyki dentystycznej pod kątem pierwszej rozmowy telefonicznej z nowym klientem

Ze wszystkich nieklinicznych funkcji w Twoim gabinecie odebranie pierwszego telefonu od potencjalnego klienta może mieć najbardziej kluczowe znaczenie. Twój recepcjonista — lub dowolna inna osoba odpowiedzialna za kwestię połączeń telefonicznych — musi pozostawać w pełnej gotowości do błyskawicznego przejścia na starannie skonstruowaną według skryptu rozmowę z szeregiem istotnych celów.

W Twoim interesie leży, aby nowi dzwoniący przychodzili do Twojego gabinetu z właściwym nastawieniem. Musisz także być przygotowany/-a do tego, aby zapewnić doskonały kontakt z nowym pacjentem. Mając na uwadze te cele, oto, co recepcjonista musi nauczyć się osiągać w przeciągu zaledwie kilku minut:

  1. Emanować energią i entuzjazmem. Nawet w najgorsze dni w gabinecie musi unieść się ponad wszelkie negatywne emocje, aby pozostawić mocne pozytywne wrażenie dotyczące Twojej praktyki. Takie wyrażenia jak: „Serdecznie witamy nowych pacjentów!” albo „Zatem oczekujemy Pana/Pani!” zawierają odpowiedni komunikat.

  2. Gromadzić informacje… w tym interesujące fakty personalne. Obok typowych informacji o pacjencie recepcjonista powinien pozyskać kilka szczegółów osobistych. Należy je udokumentować, tak aby mogły zostać wykorzystane przez Ciebie i innych członków zespołu w celu zbudowania silnej relacji praktyka-pacjent.

  3. Dowiedzieć się, skąd dzwoniący dowiedział się o praktyce. Recepcjonista musi wiedzieć, które strategie sprawdzają się w przypadku Twojej praktyki. Jeśli nowi pacjenci zostali podesłani przez dotychczasowych klientów, warto zapytać „Komu zawdzięczamy rekomendację?”. Przekazany zostanie w ten sposób komunikat, że doceniasz swoich pacjentów, zarówno aktualnych, jak i nowych. Zwrócenie się dodatkowo do polecających z podziękowaniem pozwoli Ci także dowiedzieć się czegoś więcej o nowych pacjentach —do wykorzystania na spotkaniu.

  4. Generować wartość dla Ciebie, zespołu i praktyki. Pozytywne wypowiedzi na temat Twój („Czy wiedzieli Państwo, że dr Nowak posiada certyfikację?”), Twojego personelu ((„Traktujemy swoich pacjentów jak członków rodziny!”) i Twojego gabinetu („Dysponujemy świetnym nowym systemem obrazowania!””) powinny przeplatać rozmowę. Potwierdza to, że wybór Twojej praktyki był doskonałą decyzją.

  5. Zaplanować pierwszą wizytę w ciągu siedmiu dni. Zanim rozmowa skończy się, każdy dzwoniący powinien zostać umówiony na pierwszą wizytę w najbliższym czasie… zanim pozytywne pierwsze wrażenie stworzone przez Twojego recepcjonistę przygaśnie.

Użyj skryptów w szkoleniu dla swojego recepcjonisty, aby mógł poradzić sobie z długą listą swoich zadań. Wkrótce zacznie obsługiwać telefony od nowych pacjentów w sposób płynny i efektywny… nawet jeśli macie urwanie głowy w chwili, gdy ktoś dzwoni.

Autor

Autor

Zasób ten został dostarczony przez Levin Group, wiodącą firmę doradztwa stomatologicznego, która zapewnia dentystom innowacyjne systemy zarządzania i marketingu, skutkujące zwiększonymi rekomendacjami pacjentów, produkcją i rentownością, przy jednoczesnym obniżeniu stresu. Od roku 1985 dentyści korzystają z usług konsultingowych firmy Levin Group, aby rozwijać swoje praktyki.