6 udoskonaleń na rzecz skutecznych spotkań

6 udoskonaleń na rzecz skutecznych spotkań

Spotkania nie cieszą się dobrą sławą, uchodząc za marnowanie czasu. Można jednak to zmienić. Skutecznie prowadzone spotkania mogą naprawdę być potężnym narzędziem służącym wymianie informacji… uprzedzaniu problemów… podnoszeniu morale… a w ostatecznym rozrachunku budowaniu silnego zespołu. Grupa Levin zaleca praktykom przeprowadzanie dwóch rodzajów regularnych spotkań: zebrań porannych oraz comiesięcznych spotkań personelu.

Spotkania poranne, które Grupa Levin określa mianem „spotkań ds. codziennej działalności”, powinny trwać 10–15 minut, koncentrować się na nadchodzących wydarzeniach dnia oraz odbywać się przed pierwszą wizytą pacjenta. Miesięczne spotkania personelu powinny zajmować od 60–90 minut, służąc jako forum do omawiania szerszych zagadnień, m.in. dokumentacji i wdrażania systemów.

Aby udoskonalić spotkania w ramach prowadzonej praktyki, wykonaj następujące sześć kroków:

1. Ustal harmonogram spotkań

Spotkania poranne powinny odbywać się na początku każdego dnia. Spotkania personelu należy przeprowadzać co 4–6 tygodni. W przypadku spotkań personelu zarezerwuj czas w skali całego roku. Pokaże to zespołowi, że uznajesz tego typu spotkanie za priorytet i sprawi, że nie zostanie ono zapomniane lub przeoczone.

2. Ustal plan spotkania

Ludzie lubią wiedzieć, z czym będą mieli do czynienia. Jeśli dostaną plan działania, prawdopodobnie przyjdą przygotowani do spotkania. Przed spotkaniem personelu roześlij plan dyskusji z tygodniowym wyprzedzeniem, tak aby członkowie zespołu mogli odpowiednio przygotować się do zebrania. Dodatkowo plan dyskusji pozwala zespołowi nie odchodzić od tematu spotkania.

3. Pilnuj czasu

Rozpoczynaj i kończ na czas. Daje to komunikat, że cenisz czas wszystkich zebranych. Nie chcesz przecież, aby zespół czekał na rozpoczęcie spotkania lub gorączkowo pędził do swoich obowiązków, ponieważ zebranie przedłużyło się.

4. Rób notatki

Wyznacz członka personelu, który będzie prowadził protokół dyskusji. Na koniec spotkania członek ten powinien odczytać na głos wszelkie przydzielone zadania. W ten sposób personel będzie wiedział, co ma zrealizować przed kolejnym spotkaniem.

5. Przydziel obowiązki

W jaki sposób Twoja praktyka ma rozwiązywać problemy i stawiać czoła wyzwaniom, jeśli nikt nie czuje się odpowiedzialny? Spotkania stanowią doskonałą sposobność do zlecenia zadań odpowiednim członkom zespołu. Przykładowo, jeśli istnieje problem z ustaleniem harmonogramu dla pacjentów do zabiegów higienizacyjne, poleć higienistce oraz koordynatorowi w recepcji, aby opracowali potencjalne rozwiązania na kolejne spotkanie.

6. Śledź postępy

Na każdym spotkaniu dokonuj przeglądu osiągnięć po poprzednich zebraniach. Pytaj o raporty postępów dotyczące przydzielonych zadań. Jeśli dane punkty zostały zrealizowane, można je skreślić z listy. W przeciwnym przypadku zespół może przeprowadzić burzę mózgów w celu przyspieszenia realizacji. Przegląd postępów na każdym zebraniu tworzy klimat pilnej potrzeby, który skłania członków zespołu do działania w sposób terminowy.

Podsumowanie

Spotkania są kluczowym czynnikiem wpływającym na sukces praktyki. Dają wszystkim szansę oderwania się od codziennej ciężkiej pracy, choćby na kilka minut, i spojrzenia na swoją działalność z perspektywy. Zaprezentowane sześć kroków pomoże Ci przeprowadzać bardziej skuteczne zebrania w Twojej praktyce.

Autor

Autor

Zasób ten został dostarczony przez Levin Group, wiodącą firmę doradztwa stomatologicznego, która zapewnia dentystom innowacyjne systemy zarządzania i marketingu, skutkujące zwiększonymi rekomendacjami pacjentów, produkcją i rentownością, przy jednoczesnym obniżeniu stresu. Od roku 1985 dentyści korzystają z usług konsultingowych firmy Levin Group, aby rozwijać swoje praktyki.